‘หัวใจแก้ว’ น่าจะเป็นอุปสรรคใหญ่ที่สุดในการมีส่วนร่วมในโอเพนซอร์ส ซึ่งเกี่ยวข้องกับความเป็นผู้ใหญ่ทางจิตใจและการเลี้ยงดูที่ได้รับในชีวิตประจำวัน ผู้ที่มีความเห็นอกเห็นใจผู้อื่นสูงจะปรับตัวได้เร็ว ในขณะที่ผู้ขาดคุณสมบัตินี้จะยากที่จะยอมรับ โหมดการทำงานร่วมกันแบบโลกที่อินเทอร์เน็ตนำมา ความสำเร็จของโครงการซอฟต์แวร์โอเพนซอร์สที่มี Linux เป็นตัวแทนได้พิสูจน์ให้เห็นถึงจุดนี้ ดังนั้นจึงต้องเอาชนะสิ่งนี้อย่างมีเหตุผล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อปรับตัวให้เข้ากับการทำงานระยะไกล
ภาพรวม
การลดจำนวนการประชุมและยังเพิ่มคุณภาพการสื่อสารไม่ใช่แค่การพูดบนกระดาษอีกต่อไป บทความนี้นำเสนอการใช้วิธีอะซิงโครนัสในการตัดสินใจ ซึ่งสามารถบรรลุผลที่ต้องการได้
การตัดสินใจแบบอะซิงโครนัสเป็นกลยุทธ์การตัดสินใจที่พบเห็นได้บ่อยในระดับหนึ่ง โดยเฉพาะสำหรับทีมซอฟต์แวร์ที่กระจายตัวจากทั่วทุกมุมโลก การตัดสินใจแบบอะซิงโครนัสมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมประเภทนี้ ในการบรรยายต่อไปนี้ ผู้เขียนจะพยายามอภิปรายและอธิบายว่าการตัดสินใจแบบอะซิงโครนัสกลายเป็นเครื่องมือของทีมระยะไกลได้อย่างไร รวมถึงหลักการที่เป็นประโยชน์บางประการ
เชื่อว่าทุกคนคุ้นเคยกับการตัดสินใจแบบซิงโครนัสเป็นอย่างดี ข้อดีที่เห็นได้ชัดคือผู้เข้าร่วมสามารถโต้ตอบแบบเรียลไทม์ Paul Graham ผู้เขียนหนังสือ “Hackers & Painters” เขียนบล็อกเรื่อง: ตารางเวลาของผู้สร้าง เมื่อเราไปขัดจังหวะสิ่งที่ผู้สร้างเหล่านี้กำลังทำอยู่ ราคาที่ต้องจ่ายค่อนข้างสูง แน่นอนว่าสำหรับทีมที่ทำงานระยะไกล การตัดสินใจแบบซิงโครนัสเกือบจะเป็นไปไม่ได้ ผู้ที่มีประสบการณ์คล้ายคลึงกันจะต้องตระหนักถึงความทุกข์ทรมานในการพยายามบรรลุการประชุมแบบซิงโครนัส การรอคอย การเสียเวลา ความไร้ประสิทธิภาพ การยืนยันซ้ำๆ และอื่นๆ
ในทางตรงกันข้าม เราต้องยอมรับความเป็นจริงและใช้การตัดสินใจแบบอะซิงโครนัสในการสื่อสาร ซึ่งเป็นกลยุทธ์ที่โครงการโอเพนซอร์สขนาดใหญ่หลายโครงการใช้บ่อย ยกตัวอย่างคลาสสิก ที่ Apache Software Foundation (ASF จะเรียกว่านี้ต่อไป) ซึ่งเป็นสถานที่ที่ผู้เขียนใช้เวลาอยู่บ่อยที่สุด มักจะลดการประชุมให้น้อยที่สุดและทีมยังคงดำเนินการไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ โครงการภายใต้ Apache Software Foundation หลายโครงการจัดประชุมเพียงไม่กี่ครั้งต่อปี (หรือแม้กระทั่งไม่มีการประชุมเลย) แต่ทีมพัฒนายังคงผลิตซอฟต์แวร์โอเพนซอร์สคุณภาพสูงอย่างสม่ำเสมอ
แล้วการตัดสินใจแบบอะซิงโครนัสทำงานอย่างไร?
เครื่องมือที่จำเป็น
ช่องทางการสื่อสารอะซิงโครนัสแบบรวมศูนย์
เพื่อให้บรรลุการตัดสินใจแบบอะซิงโครนัส ปัญหาแรกที่ต้องแก้ไขคือการมีช่องทางการสื่อสารแบบรวมศูนย์ ไม่ว่าจะใช้การใช้งานแบบใด แต่มีฟังก์ชันบางอย่างที่จำเป็น เช่น สมาชิกทุกคนในทีมได้รับข้อมูลเดียวกัน ต้องรองรับการอภิปรายแบบเธรด บุคคลที่เกี่ยวข้องอภิปรายในเธรดเดียวกัน ในขณะที่เพิกเฉยหัวข้ออื่นๆ ที่อภิปรายในช่องเดียวกัน ไม่ทราบว่าทุกคนคุ้นเคยกับวิทยุทะเลหรือไม่ หลักการทำงานคือการใช้การกระจายเสียงในวงกว้างที่สุดเพื่อดึงดูดความสนใจของกลุ่มคนเฉพาะ หากต้องการอภิปรายเพิ่มเติมต้องเข้าสู่ช่องย่อยที่เกี่ยวข้อง
ปัจจุบันยังมีโครงการโอเพนซอร์สจำนวนมากที่ใช้ mailing list เป็นช่องทางกลางในการสื่อสาร แน่นอนว่านักพัฒนาซอฟต์แวร์รุ่นใหม่ในปัจจุบันอาจคิดว่าวิธีนี้ล้าสมัยและอึดอัด Mailing list ต้องการความอดกลั้นและวินัยในการจัดการเนื้อหาที่มีปริมาณมากและมีการรับส่งสูงอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเมื่อเกี่ยวข้องกับรายการที่น่าสนใจ เธรดทุกเธรดต้องยึดหัวข้อเดียวและต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อไม่ซ้ำกัน แม้ว่าจะเป็นเช่นนั้น แต่จนถึงตอนนี้ การใช้อย่างถูกต้องและรวมกับการเก็บถาวรแบบจัดทำดัชนี mailing list ยังคงเป็นช่องทางการสื่อสารอะซิงโครนัสแบบรวมศูนย์ที่สมบูรณ์แบบที่สุด
ทีมองค์กรอาจได้รับประโยชน์จากเครื่องมือการทำงานร่วมกันสมัยใหม่มากขึ้น ซึ่งใช้งานง่ายกว่าและมีฟังก์ชันมัลติมีเดียที่ทรงพลังกว่า ไม่ว่าจะใช้เครื่องมือใด กุญแจสำคัญคือการสร้างช่องทางที่บุคคลจำนวนมากสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและอะซิงโครนัสในหัวข้อต่างๆ จากการสังเกตจริง เพื่อสร้างชุมชนที่มีเนื้อหาสอดคล้องและมีการมีส่วนร่วมสูง ช่องที่มีการใช้งานมากดีกว่าช่องที่มากและยุ่งเหยิง
กลไกการสร้างฉันทามติ
ประการที่สอง ไม่ใช่เครื่องมือ แต่เป็นเนื้อหาทางจิตใจ คือการบรรลุฉันทามติ เฉพาะเมื่อมีฉันทามติจึงจะสามารถหลีกเลี่ยงการหยุดนิ่งและผลักดันสิ่งต่างๆ ไปข้างหน้าได้ ทุกคนคิดว่าการตัดสินใจเป็นเอกฉันท์ในหมู่คนจำนวนมากเป็นสถานการณ์ที่เหมาะที่สุด แต่สิ่งนี้มักจะเป็นไปไม่ได้ ถอยหลังเข้าคลอง เราหวังว่าจะบรรลุฉันทามติ: “การสร้างฉันทามติที่กว้างขวางและมีประสิทธิภาพระหว่างผู้มีอำนาจตัดสินใจ” เรารู้ว่าการเรียกร้องความเห็นชอบเป็นเอกฉันท์หรือการใช้สิทธิ์ยับยั้งการตัดสินใจจะขัดขวางความก้าวหน้า ดังนั้นที่ ASF การใช้สิทธิ์ยับยั้งถูกจำกัดไว้เฉพาะในบางสถานการณ์ กลไกการลงคะแนนของ ASF ได้รับการพัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพมาหลายปี ได้รับการยอมรับจากคนทั่วโลกและมักถูกเลียนแบบ หากทีมบางทีมคล้ายกับ ASF เช่น ไม่มีเจ้านายที่มีอำนาจรวมศูนย์ การสร้างฉันทามติในทีมที่เชื่อมโยงกันอย่างหลวมๆ นี้จะมีประโยชน์มาก แน่นอนว่ายังมีสถานการณ์อีกอย่างหนึ่ง คือเมื่อฉันทามติไม่เกิดขึ้นตามธรรมชาติ นี่ก็เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพเช่นกัน
ระบบการจัดการ Case
ฉันทามติมักเกิดขึ้นในช่องทางการสื่อสารกลางของโครงการ ซึ่งเราได้อธิบายไว้ข้างต้น แต่สำหรับสถานการณ์ที่ซับซ้อนมาก อาจต้องใช้เครื่องมือภายนอกบางอย่างเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ เครื่องมือนี้คือ: ระบบการจัดการ Case ด้วยวิธีนี้ ทุกคนสามารถใช้ช่องทางการสื่อสารกลางเพื่ออภิปรายอย่างไม่เป็นทางการและระดมความคิด เมื่อเนื้อหาที่ต้องการตัดสินใจเริ่มปรากฏขึ้น ก็สามารถนำระบบการจัดการ Case เข้ามาใช้ได้
ระบบการจัดการ Case สามารถจัดระเบียบการตัดสินใจได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น สำหรับทีมขนาดเล็กที่มีการตัดสินใจค่อนข้างน้อย ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบเช่นนี้ แต่เมื่อสถานการณ์ซับซ้อนขึ้น การบันทึกรายละเอียดของการตัดสินใจเฉพาะและข้อมูลที่เกี่ยวข้องในสถานที่เฉพาะจะมีประโยชน์อย่างมากสำหรับทีม
จริงๆ แล้วระบบการจัดการ Case ไม่จำเป็นต้องเป็นระบบซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน ASF ใช้ issue tracking ที่ง่ายที่สุด ซึ่งเดิมใช้สำหรับติดตามปัญหาและจัดการบักผ่านอินเตอร์เฟซเว็บ Case แต่ละ Case ถูกอภิปรายและจัดการในหน้าเดียวกัน รวมถึงความคิดเห็นทั้งหมดและบันทึกการดำเนินการทั้งหมด การทำเช่นนี้มีประโยชน์มากสำหรับการติดตามการตัดสินใจและเส้นทางทั้งหมดที่การตัดสินใจดังกล่าวได้ผ่านมา ตัวอย่างเช่น การตัดสินใจที่ไม่เร่งด่วนหรือซับซ้อนบางอย่างอาจใช้เวลานานในการบรรลุข้อสรุป การมีประวัติในที่เดียวมีประโยชน์อย่างมาก โดยเฉพาะสำหรับสมาชิกใหม่ พวกเขาสามารถอ่าน issue เหล่านี้เพื่อเรียนรู้ว่ามีการตัดสินใจอะไรล่าสุด การตัดสินใจใดที่ยังอยู่ระหว่างการอภิปราย ใครมีส่วนร่วมในการตัดสินใจเหล่านี้ และบริบทเบื้องหลังการตัดสินใจแต่ละครั้ง ทำให้พวกเขาสามารถผนวกเข้ากับทีมได้อย่างรวดเร็ว
กรณีศึกษาความสำเร็จ
คณะกรรมการ ASF มีสมาชิกเก้าคน พวกเขาจะตัดสินใจหลายอย่างในการประชุมทางโทรศัพท์ประจำเดือน แต่การประชุมจะไม่เกินสองชั่วโมง สาเหตุที่สามารถมีประสิทธิภาพสูงเช่นนี้เนื่องจากเราได้ทำงานอย่างละเอียดในช่วงต้น แน่นอนว่างานเหล่านี้ทั้งหมดทำผ่านวิธีอะซิงโครนัส ข้อดีคือทำให้เราสามารถมุ่งเน้นการประชุมไปที่เรื่องที่ซับซ้อนหรือไม่แน่นอน แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่ปัญหาฉันทามติทั้งหมด/บางส่วนที่เป็นรายละเอียดปลีกย่อย
จริงๆ แล้วการประชุมที่คล้ายคลึงกันนี้พบเห็นได้บ่อยนอกอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ เช่น การประชุมประจำสัปดาห์ของสมาพันธรัฐสวิส วิธีการของพวกเขาคล้ายกับ ASF มาก ทีมยังใช้วิธีการตัดสินใจแบบอะซิงโครนัสเพื่อสร้างฉันทามติ จึงเตรียมการประชุมได้อย่างเพียงพอ วาระการประชุมประกอบด้วยรายการที่เข้ารหัสสี ซึ่งระบุว่ารายการใดสามารถอนุมัติได้อย่างรวดเร็ว รายการใดต้องการการอภิปรายเพิ่มเติม และรายการใดคาดว่าจะซับซ้อน ด้วยวิธีนี้ คณะกรรมการที่มีเพียง 7 คนสามารถจัดการการตัดสินใจมากกว่า 5,000 รายการต่อปี คำนวณดูแล้ว หนึ่งปีมีเพียง 50 กว่าสัปดาห์ พวกเขาประชุมเพียงไม่กี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์เท่านั้น นี่เป็นผลงานที่น่าทึ่งมาก
จากประสบการณ์ส่วนตัวของฉัน สามารถพูดได้อย่างรับผิดชอบว่ากลไกการตัดสินใจแบบอะซิงโครนัสคุ้มค่าที่จะลงทุน เครื่องมือพร้อมใช้งาน แน่นอนว่าต้องใช้เวลาในการตรวจสอบ นอกจากนี้ยังสามารถนำความสุขในการทำงานมาสู่สมาชิกในทีมได้ ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญของความสำเร็จในทุกสิ่ง
เกี่ยวกับผู้เขียน
Bertrand Delacretaz เป็นนักวิทยาศาสตร์หลักของทีมวิจัย Adobe ในเมืองบาเซิล ประเทศสวิตเซอร์แลนด์ เขาอุทิศเวลาส่วนใหญ่ในการสนับสนุนและดำเนินการพัฒนาแบบเปิด เพื่อให้เพื่อนร่วมงานของเขามีประสิทธิภาพมากขึ้น น่าสนใจมากขึ้น กระจายตัวทางภูมิศาสตร์ และรักษาทีมที่มีประสิทธิภาพ Bertrand ยังเป็นสมาชิกที่กระตือรือร้นของ Apache Software Foundation เขาดำรงตำแหน่งกรรมการมูลนิธิ ASF ในขณะที่เขียนบทความนี้ (2017) คือหนึ่งในสมาชิก 9 คน
บทความนี้เขียนโดยผู้เขียน Bertrand Delacretaz เผยแพร่บน Opensource.com: Asynchronous decision-making: Helping remote teams succeed
โปรดระบุแหล่งที่มา: ความสัมพันธ์นักพัฒนา »
